Portaria Nº 571, DE 11 de NOVEMBRO DE 2013.

A DEFENSORA PÚBLICA GERAL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso II, do art. 32, da Lei Complementar Estadual nº 26/2006;

Considerando que a gestão documental é corolário da autonomia administrativa consagrada no art. 134, §2º, da Constituição Federal, e nos arts. 97-A, da Lei Complementar Federal nº 80/1994 e 4º da Lei Complementar Estadual nº 26/2006,

Considerando que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, na forma do art. 1º da Lei Federal 8.159/1991,

Considerando o disposto na Lei Federal nº 11.419/2006 sobre a informatização do processo judicial, e a Resolução nº 20/2013, do Tribunal de Justiça do Estado da Bahia, que regulamenta o processo judicial eletrônico no âmbito de 1º e 2º graus de jurisdição; e, por fim,

Considerando a existência do Sistema Integrado de Gestão de Atendimento(SIGAD) desenvolvido pela Defensoria Pública do Estado da Bahia e o uso do Sistema de Protocolo desenvolvido pela Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia – PRODEB,

RESOLVE:

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Instituir o Programa de Gestão Documental da Defensoria Pública do Estado da Bahia, com a finalidade de assegurar a gestão de documentos, à promoção do desenvolvimento e do uso de técnicas modernas de gestão da informação e de pesquisa na área arquivística no âmbito da Defensoria Pública.

§ 1º A gestão de documentos abrange as atividades de protocolo, expedição, tramitação, organização, arquivo e eliminação de documentos e processos administrativos.

Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos –CPAD, responsável pela coordenação da gestão documental, será composta dos seguinte membros:

– O Defensor Público Geral, seu substituto ou pessoa por ele indicada;

– O Corregedor Geral, seu substituto ou pessoa por ele indicada;

– Os Coordenadores Executivos das Defensorias Públicas Especializadas e Regionais ou pessoas por eles indicadas;

– O Diretor Geral ou pessoa por ele indicada;

– O Coordenador de Administração de Pessoal ou pessoa por ele indicada;

– Dois analistas de nível superior, preferencialmente, com formação em biblioteconomia e arquivologia.

§1º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos –CPAD se reunirá ordinariamente um vez a cada seis meses, e extraordinariamente, sempre que se fizer necessário, mediante convocação dos membros com antecedência mínima de 02(dois) dias.

§2º Todas as deliberações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos –CPAD serão registradas em local próprio e subscrita pelos membros integrantes.

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 3º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos –CPAD:

I – desenvolver e atualizar uma Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD e o Plano de Classificação de Documentos – PCD;

II – elaborar e executar procedimentos de supervisão ao acesso de documentos, de modo a preservar seu grau de sigilo e proteger dados pessoais;

III – identificar os documentos vitais à instituição e estabelecer medidas adequadas para protegê-los em caso de catástrofes;

IV – assegurar a capacitação necessária aos servidores responsáveis pela execução do programa de gestão documental;

V – providenciar instalações adequadas para o armazenamento centralizado de documentos;

VI – empreender adequado tratamento, revisão, classificação, descrição e indexação dos documentos inativos a serem recolhidos ao Arquivo Central, além de conceber sistemas de recuperação de documentos que facilitem a identificação e a consulta;

VII – padronizar as espécies documentais, de modo a garantir a uniformização na criação de documentos;

VIII – estabelecer padrões, diretrizes e procedimentos internos relativos ao recolhimento e à eliminação de documentos inativos; e,

IX – colaborar na elaboração do cadastro de arquivos da Defensoria Pública.

DIRETRIZES BÁSICAS

Art. 4º. A gestão de documentos constitui recurso informacional estratégico, cujo objetivo é conferir aos documentos de natureza arquivística avaliação específica, classificação padronizada, indexação própria, destino apropriado e eliminação necessária, racionalizando o uso de espaços físicos e de custos administrativos, observada a Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD e o Plano de Classificação de Documentos – PCD.

§1º Os prazos de permanência nas fases corrente e intermediária, bem como os critérios para migração de suporte, com vistas ao acesso, descarte, segurança, preservação, eliminação ou recolhimento de documentos, devem estar definidos na tabela de temporalidade de documentos da Defensoria Pública do Estado da Bahia.

§2º. Os documentos vitais dos orgãos da Defensoria Pública devem ser identificados e protegidos por meio de medidas especiais.

DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 5º. A avaliação e classificação dos documentos deve ocorrer no momento da produção ou de sua entrada na Defensoria Pública, de modo a permitir benefícios na organização e na gestão documental durante todo o ciclo de vida do documento.

Art. 6º Considera-se documento institucional todo aquele gerado ou recebido pela Defensoria Pública do Estado da Bahia, independentemente da forma ou do suporte em que foi produzido.

§ 1º Os documentos institucionais de que trata o caput deste artigo são classificados como:

I– correntes: aqueles que estiverem em tramitação, ou que, mesmo sem movimentação, constituírem objeto de consultas freqüentes;

II– intermediários: aqueles que, por conservarem ainda algum interesse, mesmo não sendo de uso corrente pelas áreas emitentes, estiverem aguardando eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

III– permanentes: aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devam ser definitivamente preservados.

§ 2º Tendo em vista a conservação, os documentos de guarda permanente só poderão ser retirados das unidades de arquivo em caráter excepcional:

I– por desarquivamento, quando envolver tramitação;

II– para fins de exposição ao público, cumprindo requisitos que garantam sua integridade e segurança e com a autorização da administração superior .

§ 3º Os documentos selecionados para guarda permanente estarão disponíveis para consulta local nas unidades de arquivo, ficando facultada a sua digitalização para fins de consulta, sendo o fornecimento de cópia às expensas daqueles que a solicitarem.

Art. 7º. O armazenamento de documentos em arquivos intermediários deve garantir sua recuperação rápida e segura a qualquer tempo, bem como deve ser garantida a conservação dos documentos considerados de valor secundário para o devido recolhimento ao arquivo central com a finalidade de guarda permanente.

Art. 8º. A gestão de documentos em arquivos permanentes visa processar e preservar adequadamente os documentos recolhidos em conformidade com a Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD e classificados de acordo com o Plano de Classificação de Documentos – PCD.

Art. 9º. Os documentos que não tenham valor administrativo, legal ou fiscal devem ser descartados após o cumprimento do prazo previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos(TTD).

Art. 10. Os documentos previstos no PCD e na TTD para imediata eliminação após o prazo do arquivo corrente devem ser eliminados na própria unidade responsável, sem transferência para unidade arquivística e sem publicação de edital de eliminação, desde que devidamente registrados em sistemas específicos, informatizados ou não.

Art. 11. A eliminação de cópia de petições iniciais e de outras petições judiciais, bem como de documentos administrativos definitivamente arquivados será precedida de publicação de edital de eliminação.

Art. 12. Os editais de eliminação serão publicados no veículo de publicação oficial, consignando-se um prazo de 15 (quinze) dias para possíveis manifestações das partes interessadas antes da efetiva eliminação.

§1º. A partir do peticionamento eletrônico não haverá necessidade de armazenamento físico de peças.

§2º. O acervo atual será submetido à avaliação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos –CPAD, para classificação conforme a tabela de temporalidade, e, conforme for, ser submetido a posterior eliminação.

§3°. As partes interessadas nos processos e nos documentos administrativos a serem eliminados poderão, às suas expensas, requisitá-los para guarda particular, por meio de requerimento destinado à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos –CPAD.

§4º. O documento original será entregue, após o prazo previsto no caput deste artigo, à primeira parte solicitante; às demais partes requerentes, quando houver, poderão ser fornecidas cópias às suas expensas.

Art. 13. Os processos e documentos digitais cuja autenticidade esteja assegurada na forma da lei poderão ter a sua geração, tramitação e guarda feitas exclusivamente em sistemas informatizados corporativos, dispensada a emissão de cópia em papel.

Art. 14. Os sistemas informatizados deverão possibilitar a transferência de processos e documentos digitais e físicos, do arquivo corrente para os arquivos intermediário e permanente, de acordo com a indexação classificatória.

Art. 15. Os documentos produzidos mediante certificação por assinatura digital emitida por autoridade certificadora credenciada terão o mesmo valor dos originais.

§ 1º Nos casos de fiel transcrição digital de documentos administrativos para o meio eletrônico, os originais poderão ser remetidos às unidades de arquivo para posterior avaliação, indexação e, conforme for, eliminação.

Art. 16. Os documentos institucionais digitais deverão ser objeto de políticas de segurança da informação que visem garantir a sua integridade e acessibilidade de longo prazo, evitando-se a degradação física e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos.

Art. 17. A guarda do documento, independentemente do suporte físico, deverá garantir a sua autoria, integridade e tempestividade.

Art. 18. Os procedimentos para classificação, acesso, inserção de dados nos sistemas eletrônicos, manuseio, reprodução, transporte, arquivamento e guarda de documentos e processos no âmbito da Defensoria Pública deverão assegurar, no que couber, a aplicação das normas referentes ao sigilo e segredo de justiça.

Art. 19. A transferência de documentos para o arquivo central deve ser realizada em conformidade com as normas e os procedimentos constantes nos programas de gestão documental aprovado pela Defensoria Pública Geral.

Art. 20. Na gestão de documentos intermediários não será permitida a manipulação de conteúdos, a mudança da ordem original, a retirada ou a inclusão de peças, sem autorização da unidade gestora, exceto a reclassificação documental.

Art. 21. A guarda e a custódia de documentos e processos administrativos produzidos e recebidos pelos órgãos da Defensoria Pública do Estado da Bahia na fase intermediária serão feitas no Arquivo Central.

Parágrafo único. Os prazos e as condições para permanência de documentos em cada fase obedecerão à tabela de temporalidade da Defensoria Pública.

Art. 22. Os documentos devem ser recolhidos ao Arquivo Central, em caráter permanente, se possuírem valor secundário; ou descartados, se não tiverem interesse para a administração, após encerradas as fases corrente e intermediária descritas na tabela de temporalidade(TTD).

Parágrafo único. A gestão, controle, fiscalização e execução do descarte de documentos na Defensoria Pública do Estado da Bahia serão feitos pela Diretoria Geral, observados os procedimentos constantes nesta portaria.

Art. 23. A eliminação de documentos na Defensoria Pública do Estado da Bahia deve ocorrer mediante processo eletrônico, mecânico ou químico, sendo proibida a incineração.

Art. 24. Os serviços de arquivo dos órgãos da Defensoria Pública deverão registrar em sistema de gestão de arquivos próprios, as operações arquivísticas, quais sejam, o arquivamento, o desarquivamento, a transferência, o descarte, a alienação e a eliminação de documentos.

Art. 25. Os casos omissos serão submetidos à CAPD.

Art. 26. Esta portaria entra em vigor na data da sua publicação

Gabinete da Defensora Pública Geral, 11 de novembro de 2013.

Vitória Beltrão Bandeira

Defensora Pública Geral